La Machine à Affranchir : Simplifiez vos Envois Postaux en France

La machine à affranchir est un outil essentiel pour simplifier et optimiser le processus d’affranchissement postal en France. En automatisant cette tâche, elle offre de nombreux avantages aux entreprises et particuliers. Dans cet article, nous explorerons les fonctionnalités, les avantages, le choix et les coûts associés à l’utilisation d’une machine à affranchir, ainsi que les réglementations postales en vigueur.

Sommaire

Qu'est-ce qu'une machine à affranchir ?

Une machine à affranchir facilite l’affranchissement du courrier en automatisant le processus. Au lieu d’utiliser des timbres, elle imprime directement une marque postale sur les enveloppes. Grâce à des fonctionnalités électroniques et une connectivité, elle offre rapidité, précision et convivialité.

Les machines à affranchir sont particulièrement adaptées aux entreprises, associations et collectivités qui traitent un volume postal important. Elles permettent d’économiser du temps en évitant les tâches fastidieuses liées à l’affranchissement manuel.

L’utilisation d’une machine à affranchir est simple. L’utilisateur sélectionne les options d’envoi, telles que le service postal (lettre verte, écopli, Colissimo, etc.), et la machine applique automatiquement les tarifs préprogrammés. Les plis sont affranchis par empreinte directement sur l’enveloppe ou par impression sur des étiquettes autocollantes pour les colis.

La connectivité de la machine à affranchir avec le réseau informatique de La Poste offre plusieurs avantages. Elle permet de consulter les dépenses d’affranchissement de l’entreprise, de recevoir une facture mensuelle détaillée, de mettre à jour automatiquement les tarifs postaux et de suivre la consommation quotidienne en affranchissements.

Pour choisir la machine à affranchir adaptée à vos besoins, le volume quotidien de plis est un critère déterminant. Les débits des machines varient de 25 à 160 affranchissements par minute, vous permettant de trouver celle qui correspond à votre flux postal.

La machine à affranchir modernise et facilite le processus d’affranchissement du courrier. Elle offre une solution pratique et efficace pour les entreprises qui envoient régulièrement des plis. En choisissant la machine adaptée à votre volume de courrier, vous pouvez gagner du temps et optimiser vos opérations postales.

Les avantages de l'utilisation d'une machine à affranchir

  1. Réduction des coûts : En utilisant une machine à affranchir, vous bénéficiez de tarifs postaux préférentiels, généralement inférieurs à ceux des timbres classiques. Cela permet d’économiser sur les frais d’affranchissement, surtout si vous envoyez régulièrement du courrier en volume.
  2. Gain de temps : La machine à affranchir automatise le processus d’affranchissement, ce qui vous fait gagner un temps précieux. Plus besoin de faire la queue au bureau de poste pour acheter des timbres ou de calculer manuellement le montant d’affranchissement pour chaque envoi.
  3. Précision accrue : Les machines à affranchir effectuent des calculs précis en fonction des tarifs postaux en vigueur, éliminant ainsi les erreurs humaines liées à la surévaluation ou à la sous-évaluation des frais d’affranchissement.
  4. Facilité d’utilisation : Les machines à affranchir sont conviviales et intuitives, même pour les utilisateurs novices. Les instructions simples vous guident à chaque étape du processus d’affranchissement, rendant l’opération accessible à tous.

Comment choisir la bonne machine à affranchir ?

Lors de la sélection d’une machine à affranchir, il est important de prendre en compte les critères suivants :

Évaluer la quantité de courriers envoyés quotidiennement

Si vous envoyez moins de trois courriers par jour, la location d’une machine à affranchir n’est généralement pas rentable, sauf pour des envois ponctuels et massifs de prospectus. Déterminez votre volume moyen de courrier quotidien pour choisir la capacité adaptée.

Programmer plusieurs comptes utilisateurs

Une machine à affranchir permet de créer plusieurs comptes utilisateurs distincts (jusqu’à 10, 100, etc.). Cela facilite le suivi des dépenses par service (informatique, financier, RH, etc.) ou par personne, pour une comptabilité analytique précise.

Diversifier les empreintes publicitaires

Il est possible d’avoir plusieurs empreintes avec des marques et des logos différents. Toutefois, chaque flamme supplémentaire est facturée 49 euros par an. Vous avez la liberté de choisir d’utiliser ces empreintes ou non.

La balance dynamique pour une vitesse accrue

Certains modèles offrent une fonction de Pesée Au Passage (PAP) avec une balance dynamique, idéale pour traiter de grandes quantités de courrier rapidement. Cette option est recommandée si vous avez un volume important de courrier à traiter.

Coût de location d’une machine à affranchir

Le coût de location varie de 20 à 240 euros par mois en fonction du modèle choisi.

Homologation par La Poste

Il est essentiel que votre machine à affranchir soit homologuée par La Poste et conforme aux normes postales en vigueur. Chaque année, La Poste publie une liste des modèles agréés, même s’ils ne sont plus commercialisés. Vérifiez que votre machine est référencée avec l’une des appellations autorisées par La Poste en 2023.

Appellations postales autorisées en 2023 : AE, AJ, AN, AS, AT, AX, CC, CP, CA, CT, HJ, HQ, HU, HV, HZ, MC, MD, MH, ML, MM, MP, MR, MT, SQ, SU.

Les appellations suivantes ne sont plus autorisées depuis fin 2021 : HP, SZ et AC.

Options pour les machines à affranchir

Les systèmes de pesée

Parmi les options disponibles pour les machines à affranchir, il existe différents systèmes de pesée :

Balance dynamique

La balance dynamique est un pèse-lettre automatique intégré ou connecté à la machine. Elle permet une pesée au passage (PAP) sans intervention humaine, assurant un affranchissement précis au centime près. Cependant, la cadence de traitement peut être ralentie d’environ 40%.

Pesée différentielle

La pesée différentielle consiste à poser l’ensemble des lettres sur une balance, qui calcule ensuite le poids total. En soustrayant le poids de chaque courrier enlevé, on obtient le poids individuel de chaque lettre.

Machine à affranchir : Balance intégrée et plate-forme de pesage

Certaines machines sont équipées d’une balance intégrée pouvant peser jusqu’à 30 kilos, permettant ainsi le traitement des colis. Selon la distance entre la machine et la balance, il est possible d’ajouter un écran déporté. On parle également de plate-forme ou de plateau de pesage lorsque la taille permet de peser des paquets volumineux.

Marquage et impression

Le marquage d’une machine à affranchir se compose du bloc d’affranchissement et du bloc publicitaire (optionnel). Le bloc comprend une flamme publicitaire (logo ou visuel) et un message texte personnalisé. Certains modèles offrent la possibilité de mémoriser plusieurs flammes et messages textes pré-enregistrés. Il est important que ces blocs publicitaires soient approuvés par La Poste, car leur contenu doit respecter les critères de neutralité et se conformer à la réglementation sur la publicité.

Machine à affranchir : Les dimensions de l’empreinte postale

L’empreinte postale se compose de plusieurs éléments, chacun ayant ses propres dimensions :

machine à affranchir empreinte postale

Zone publicitaire

La zone publicitaire, contenant le bloc personnalisable avec la flamme et le slogan, mesure 70mm de longueur et 24mm de largeur.

Mention postale

La mention postale a une dimension de 24mm de longueur et 24mm de largeur.

Date de dépôt et indication d’origine

La date de dépôt et l’indication d’origine occupent une longueur de 30mm et une largeur de 24mm.

Empreinte de l’estampille

L’empreinte de l’estampille mesure 26mm de longueur et 24mm de largeur.

Les collectionneurs d’empreintes postales sont appelés « marcophiles » et s’intéressent à ces différents éléments.

Normes postales pour les marques d’affranchissement

Les marques d’affranchissement et les étiquettes doivent respecter des normes postales spécifiques, notamment en termes de couleur (noir ou bleu), de taille, de contraste et de lisibilité. Toutes ces spécifications sont consignées dans ce document PDF qui détaille les exigences sur les marques d’affranchissement.

Machine à affranchir : Tarifs et autorisation du bloc publicitaire

Le tarif pour un bloc publicitaire en 2023 est de 52 euros HT, et il est possible de programmer plusieurs blocs sur une même machine. Pour les machines à affranchir de nouvelle génération, qui peuvent imprimer plusieurs couleurs, un tarif forfaitaire de 152 euros HT permet l’utilisation d’un nombre illimité de blocs publicitaires.

Demande d’autorisation et consignes relatives au bloc publicitaire

La Poste a édité un document PDF qui explique en détail la procédure pour obtenir l’autorisation d’utiliser un bloc publicitaire. Ce document précise également les conditions et les règles à respecter concernant le visuel du bloc. Le délai d’obtention de l’autorisation varie de 2 jours pour les machines à affranchir de nouvelle génération à 5 jours. Toute modification apportée à un bloc nécessite également une demande d’approbation.

Gestion des comptes et des tâches

Comptes utilisateurs et statistiques

Les affranchisseuses automatiques offrent la possibilité de créer plusieurs comptes utilisateurs, permettant ainsi de suivre précisément la consommation d’affranchissement par service ou par personne, tout comme une photocopieuse partagée. Certains modèles génèrent des statistiques de dépenses et permettent de produire des rapports. L’accès aux comptes est sécurisé et nécessite un code d’utilisateur.

Mémorisation des tâches

Il est important de distinguer les comptes utilisateurs des tâches mémorisables. Les machines peuvent enregistrer des configurations spécifiques pour les tarifs et les marques publicitaires, ce qui permet un gain de temps en utilisant des raccourcis préenregistrés.

Alimentation en courriers

Options d’alimentation

Pour l’alimentation en enveloppes, vous avez le choix entre plusieurs options. Vous pouvez opter pour l’alimentation en cascade, l’utilisation d’un alimenteur automatique ou même ajouter plusieurs bacs d’alimentation pour les envois en masse. De plus, l’ajout d’un distributeur d’étiquettes peut être utile pour l’affranchissement des colis, qui se fait par adhésif plutôt que par impression. Les correspondances affranchies sont collectées dans le bac de réception.

Mise à jour d’une machine à affranchir

Téléchargement automatique des tarifs et des mentions publicitaires

Grâce à leur connectivité, les machines peuvent effectuer des téléchargements automatiques des tarifs postaux, assurant ainsi une mise à jour permanente. Il est également possible de télécharger les mentions publicitaires approuvées, permettant d’avoir une sélection de flammes pré-validées à disposition.

Diagnostic à distance et assistance

Les machines connectées offrent la possibilité de réaliser un diagnostic à distance, souvent proposé en option. Le concessionnaire peut visualiser les éventuels dysfonctionnements depuis son emplacement et apporter des solutions. Cela permet d’éviter d’attendre une intervention, car la plupart des problèmes rencontrés sont mineurs et peuvent être résolus par l’utilisateur avec l’assistance à distance. Par exemple, une alerte « niveau d’encre bas » peut être envoyée par e-mail pour prévenir de l’épuisement de l’encre.

En conclusion

En conclusion, la machine à affranchir est un outil essentiel pour les entreprises, associations et collectivités qui traitent un volume important de courrier. Grâce à son automatisation, elle permet d’affranchir rapidement et précisément les lettres et les colis, en évitant les tâches fastidieuses liées à l’affranchissement manuel.

Avec des fonctionnalités avancées telles que la pesée automatique, la gestion des comptes utilisateurs et la personnalisation des marques d’affranchissement, la machine à affranchir offre une gestion efficace et optimisée du processus postal.

De plus, la connectivité de ces machines permet une mise à jour automatique des tarifs postaux, garantissant ainsi une conformité permanente aux réglementations en vigueur. La possibilité de télécharger les mentions publicitaires approuvées offre également une flexibilité accrue dans la personnalisation des envois.

En résumé, investir dans une machine à affranchir offre de nombreux avantages en termes de gain de temps, de précision et d’efficacité dans le traitement du courrier. C’est un outil indispensable pour simplifier et optimiser les opérations postales, tout en offrant une gestion transparente des coûts et des statistiques.

N’hésitez pas à choisir la machine à affranchir adaptée à votre volume de courrier et à bénéficier des fonctionnalités avancées pour améliorer votre flux postal et optimiser votre productivité.